Các bước đăng ký tham gia vào hệ thống hóa đơn điện tử xác thực

Các bước đăng ký tham gia vào hệ thống hóa đơn điện tử xác thực
Rate this post

Hiện nay, hóa đơn điện tử đang dần trở nên phổ biến rộng rãi hơn trong các doanh nghiệp lớn nhỏ. Không chỉ tiết kiệm thời gian và chi phí, việc sử dụng hóa đơn điện tử xác thực còn giúp DN không phải làm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn vì thông tin hóa đơn đã được gửi lên và lữu trữ trên Tổng cục Thuế khi xác thực. Ngoài sự quan tâm dành cho các mẫu hóa đơn điện tử đẹp, kế toán còn thắc mắc về các bước đăng ký tham gia vào hệ thống hóa đơn điện tử xác thực của cơ quan thuế sau khi đáp ứng đủ điều kiện sử dụng hóa đơn xác thực. Bài viết này sẽ giúp kế toán nắm chắc hơn về quy trình trên.

Sau khi đã đáp ứng đủ các điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử xác thực, doanh nghiệp cần thực hiện đăng ký tham gia vào hệ thống hóa đơn điện tử xác thực của Tổng cục Thuế theo các bước:

– Truy cập vào hệ thống lập hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN) sử dụng chứng thư số để đăng ký tham gia hệ thống tại website này.

– Trong vòng 03 ngày làm việc, doanh nghiệp sẽ nhận được email thông báo kết quả xét duyệt yêu cầu tham gia từ cơ quan thuế  vào hộp thư điện tử mà doanh nghiệp đã cung cấp khi đăng ký tham gia hệ thống.

Trong trường hợp doanh nghiệp được cơ quan thuế chấp nhận sử dụng hệ thống, doanh nghiệp sẽ nhận được thông tin tài khoản để đăng nhập và sử dụng trên hệ thống lập hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN). Còn nếu doanh nghiệp không được cơ quan thuế chấp nhận sử dụng hệ thống, doanh nghiệp sẽ nhận được thông báo của cơ quan thuế, thông báo này sẽ nêu rõ lý do chưa được chấp nhận.

đăng ký tham gia vào hệ thống hóa đơn điện tử xác thực

Doanh nghiệp sử dụng tài khoản đã được cơ quan thuế thông báo để đăng nhập vào hệ thống và thực hiện các nghiệp vụ quản lý hóa đơn trên hệ thống lập hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN) như: đăng ký phát hành; lập và gửi hóa đơn đến Tổng cục Thuế để cấp mã xác thực và thực hiện các nghiệp vụ về hóa đơn theo quy định hiện hành.

Quy trình tạo lập hóa đơn xác thực:

– Tạo mẫu hóa đơn, đăng ký phát hành mẫu số và ký hiệu hóa đơn tương ứng với cơ quan thuế;

– Lập hóa đơn theo mẫu số, ký hiệu đã đăng ký;

– Ký điện tử vào hóa đơn sau khi đã hoàn thành các thông tin;

– Gửi hóa đơn lên hệ thống cấp mã xác thực của Tổng cục Thuế;

– Nhận kết quả xác thực từ hệ thống của Tổng cục Thuế trả về;

– Gửi hóa đơn cho khách hàng và tiến hành lưu trữ hóa đơn.

Hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế

Hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế là hệ thống bao gồm các thiết bị cấp mã xác thực và các ứng dụng công nghệ thông tin để hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện việc lập và cấp mã xác thực hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Thiết bị cấp mã xác thực thực hiện sinh số hóa đơn xác thực và mã xác thực dựa trên các thông tin hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ của doanh nghiệp. Hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế thực hiện cấp mã xác thực hóa đơn 24/24 giờ trong ngày và 7/7 ngày trong tuần, bao gồm cả ngày nghỉ, lễ, Tết. 

3 lưu ý quan trọng khi sử dụng hệ thống thuế điện tử eTax

02 trường hợp NLĐ không phải đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc

Các mô hình cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế

– Mô hình cấp mã xác thực hóa đơn tập trung: sử dụng hệ thống thiết bị cấp mã xác thực và ứng dụng công nghệ thông tin đặt tại Tổng cục Thuế để cấp mã xác thực hóa đơn cho doanh nghiệp.

– Mô hình cấp mã xác thực hóa đơn phân tán: sử dụng ứng dụng công nghệ thông tin của Tổng cục Thuế và thiết bị cấp mã xác thực đặt tại doanh nghiệp để cấp mã xác thực hóa đơn cho doanh nghiệp.